📄ファシリテーション
- 出発点と到達点を明確にする
- 参加者の状況を把握する
- 論点を決める
出発点と到達点を明確にする
Section titled “出発点と到達点を明確にする”- 合意形成のステップ
- 場の目的の共有・合意
- アクションの理由の共有・合意
- アクションの選択・合意
- 実行プラン・コミットの確認・共有
- 上記ステップのどこからどこまで議論するかを決めておく
- 1回の議論ですべて合意する必要はない
- 合意済みのステップは省略する
- 到達点はできるだけ具体的にする
- 議論の前に情報共有することで出発点を後ろにすることも有効
参加者の状況を把握する
Section titled “参加者の状況を把握する”- 認識レベル
- テーマの意味・知識・経験
- 議論の目的・背景・重要性・情報
- 厳しめに見積もっておく
- 意見・態度
- どういう意見が出るのか、賛否が分かれそうなのはどこかを想定しておく
- 賛否が分かれやすいのは以下の点
- 問題意識（そもそもその問題に取り組むべきか）
- 問題箇所（最も解決すべき場所はどこか）
- 原因
- 対策
- 思考・行動
- 発言しにくい新人・部下の意見を引き出す例は以下
- 「より現場に近い立場からの意見はありますか」
- 「実際に実行するAさんはどうですか」
- 話が長い人、他人をすぐ否定する人、無関心・不機嫌な人の対策例は以下
- 司会・タイムキーパー・書記などの役割を与えて意見を聞かざるを得ないようにする
- 事前に個別で意見を聞いておく
- ファシリテーター役として認識されていなかったり、そもそも知られていなかったりする場合は、まず信頼関係を築くようにする
- 発言しにくい新人・部下の意見を引き出す例は以下
論点を決める
Section titled “論点を決める”- 議論しやすくしたり、議論がずれたときに戻したりするために、事前に論点を明確にしておく
- 意見の対立には2パターンある
- 論点が異なる
- 論点は同じだが意見が異なる
- 話し手は論点を意識せずに発言することが多いので、聞き手が意識する
- 論点を決めるステップ
- 洗い出す
- 絞り込む
- 深める
- 自分が思っているよりも広めに洗い出す
- 方法は3つ
- 論理的に洗い出す
- 大きな論点を階層的なMECEに分解する
- 上の階層（抽象化）は「要するに」「まとめると」で考える
- 下の階層（具体化）は「具体的に」「例えば」で考える
- 難しいことが欠点
- フレームワークを使う
- 4PやSWOTなどの既存のフレームワークで議論する
- 使うフレームワークを間違えると議論すべき論点を網羅できなかったり、議論すべきでない論点を含めてしまったりすることが欠点
- 合意形成のステップを細分化する
- 場の目的の共有・合意
- 何の話をするか
- アクションの理由の共有・合意
- なぜそうするか
- アクションの選択・合意
- どうするか
- 実行プラン・コミットの確認・共有
- どうやってやるか
- 「場の目的の共有・合意」の主な論点は以下
- 目的は何か
- 何を決めるのか
- ゴールは何か
- 合意の手続きは妥当か
- 決める権限があるか
- 意志決定に必要なメンバーが参加しているか
- 情報や準備は足りているか
- 時間は足りるか
- 参加者の役割は何か
- それぞれに何のために参加してもらうか
- それぞれはどういう役割か
- 目的は何か
- 場の目的の共有・合意
- 論理的に洗い出す
- 以下の論点に分ける
- 十分議論すべき論点
- 合意を形成する必要と意見の相違があり、情報や準備が足りている論点
- 簡単に済ませる論点
- 合意を形成する必要があり、意見の相違がない論点 → 簡単に合意をとる
- 合意を形成する必要があるが、情報や準備が足りない論点 → 保留する
- 議論すべきでない論点
- 合意を形成する必要がない
- 十分議論すべき論点
- フローチャート
- 合意を形成する必要がない → 議論しない
- 意見の相違がない → 簡単に合意をとる
- 情報や準備が足りない → 保留する
- 議論する
- 議論すべき論点、簡単に合意をとる論点、保留する論点は議論中に柔軟に変更して良い
- 議論してみて意見の相違がなければ簡単に合意をとるだけにする、簡単に合意をとろうとしたら意見が分かれたので議論する、など
- 議論すべきでない論点は明確にする
- 意見が分かれそうな論点や結論に関わる論点は、議論するべき視点や軸を考えておく
- 重要性と緊急性、メリットとデメリット、品質・価格・納期 (QCD) など
- 既存のフレームワークが便利
アジェンダの作成
Section titled “アジェンダの作成”- アジェンダに含める項目は以下
- 会議名
- 基本情報
- 日時
- 場所
- 参加者・ファシリテーター
- 目的・ゴール
- できるだけ具体的に書く
- 進行内容
- オープニング
- 会議の流れと目的・ゴールの確認
- アイスブレーク
- 初対面であれば自己紹介
- それ以外であれば雑談
- 前回の振り返り（2回目以降）
- 議論に必要な情報の共有
- 議論内容
- クロージング
- 結論とアクションの確認
- オープニング
- タイムスケジュール
- 議論の中でファシリテーターが行うべきことは以下
- 発言を引き出す
- 発言を理解して共有する
- 議論を方向づける
- 結論づける
発言を引き出す
Section titled “発言を引き出す”- 参加者が発言しない原因とその対策は以下
- 興味がない、関係ないと思っている
- 関係のある人のみを議論に加える
- なぜ議論に加えたのかを最初に説明する
- その人の業務との関わりを説明する
- 立場を気にしている、自信がない
- その人の意見が欲しい理由とともに質問する
- 「フレッシュな目で」「現場に近い視点で」
- その人の意見が欲しい理由とともに質問する
- 何を発言して良いかわからない
- 目的と論点を具体的にする
- 空気を読んでいる
- 反対意見は言いにくいので明示的に質問する
- 興味がない、関係ないと思っている
- 発言を促す際に、質問を全員に投げかけるのはNG
- 発言を促すのに有効な方法は2つ
- ひとりずつ順番に聞く
- 答えやすい質問にする
- パスOKにする
- 発言が多い場合は一言ずつにする代わりに2周以上する
- 考える時間を与えるため、誰か指定してから論点を伝える
- 各自の意見を付箋に書いてもらう時間を何分かとって共有する（KJ法）
- ひとりずつ順番に聞く
発言を理解して共有する
Section titled “発言を理解して共有する”- 以下の点で発言を読み取る
- 目的
- 明示されないことが多いので意識する
- 論点
- 明示されないことが多いので意識する
- 意見・主張
- 根拠・理由
- 目的
- 根拠・理由には演繹と帰納がある
- 演繹: 前提に事象をあてはめる
- 前提が間違っていないか注意する
- 帰納: 複数の事象に共通していることを抽出する
- 共通点と各事象の違いに注意する
- 演繹: 前提に事象をあてはめる
- 発言を理解する手順は以下
- 主張とその根拠は何か
- 主張と根拠に足りないものは何か
- 主張を成立させるのに必要な部分に対する自分の理解が正しいかを相手に確認する
- 結論を出すうえで意見が分かれそうな点や事実関係について他の人の意見を聞く
議論を方向づける
Section titled “議論を方向づける”- 議論すべきでない論点は、その理由を発言者に説明して合意する
- 「Aの論点も重要ですが、Bの論点の結論によって話し合うことが変わりそうなので先に議論しませんか」「その論点について議論しておきたい理由は何でしょうか」など
- 議論すべき論点で発言が活発でない場合は、論点を明確にした上で他の参加者の意見を求める
- 議論すべき論点で発言が活発な場合は、口を挟まずに見守る
- 方向は4つある
- 広げる
- 別の論点・意見・根拠・情報を探す
- 深める
- 意見の根拠が正しいか確かめる
- 演繹的根拠であれば前提が正しいか、事象の情報が正しいか、など
- 帰納的根拠であれば事象に偏りがないか、反証がないか、など
- 止める
- 情報や準備が足りない、参加者以外の人に確認しないと結論を出せない、などの場合はその議論を切り上げる
- 唐突に止めるとネガティブな感情になるので、止め方に注意する
- 論点と意見を明確にし、その論点で議論したい理由を質問したり、先に議論したほうが良い論点を提案したりする
- まとめる
- 議論された論点とその結論を要約し、確認する
- 広げる
- 決まったことと決まっていないことを確認する
- 議論後に「誰が」「いつまでに」「何を」するのか確認する
- 結論がまとまらなかった場合は無理に結論を出したり、「もう一度議論しましょう」で済ませたりしない
- どの論点に対してどこまで決まったか、残った論点と合意に必要な条件は何か、を明確にしてそれを結論とする
- その議論でまとまらなさそうなことがわかったら「決め方を決めましょう」と提案するのが良い
- 対立が起こる原因は以下
- 認識の違い
- 情報を共有する
- 同じ情報でも複数の見方があることを理解する
- 対策の違い
- 取りうる対策は1つでないことを理解する
- 各対策のメリット・デメリットを洗い出してバランスよく考える
- 判断基準の違い
- 判断基準を洗い出して共有する
- 判断基準の優先順位について合意をとる
- 優先順位はその論点よりも上位の視点で「あるべき姿」を考えると良い
- 認識の違い
- 対立自体は悪いことではなく、広い視点の議論をする上で必要なもの
コントロールするレベル
Section titled “コントロールするレベル”- ファシリテーターが議論をしっかりコントロールしたほうが良い状況と、極力コントロールせずに参加者に任せたほうが良い状況がある
- 時間がなく、結論を素早く出す必要があるときは前者が良い
- 参加者の議論スキルが低く、コントロールしないとうまく議論できないときも前者が良い
- それ以外は後者が良い
- 議事録を関係者に共有する
パーキングエリア
Section titled “パーキングエリア”- 論点からずれた意見をメモする場所を作っておく
- スムーズに論点に戻せる、論点でないが重要な意見を残せる
コントロール可能・不可能
Section titled “コントロール可能・不可能”- 意見をコントロール可能なものと不可能なものに分ける
- コントロール不可能なことに時間をかけてしまう問題を防げる
プロセスマッピング
Section titled “プロセスマッピング”- 改善したい業務のプロセスを描き、ボトルネックを見つけて、解消する方法を考える
- 生産性を改善できる
パレート分析
Section titled “パレート分析”- 業務を洗い出して、参加者がそれぞれ重要だと思うものに投票し、得票数の低いものをやめる、外部化する、減らす
- 無駄な仕事を減らせる
- 参加人数の目安は4-6人
- 少なすぎると意見があまり出ない
- 多すぎると発言しない、しにくい人が出る
- グループを分けると良い
- 議事録は画面共有しながらリアルタイムで作成する
- ミーティング中に何が発言されたか忘れたり聞き逃したりするのを防ぐため
- 議題が発散するのを防ぐため
- 同じ話を繰り返さないようにするため
- 認識の祖語を防ぐため
- 議事録を別で作成する時間を減らすため
- ファシリテーターが上手く進行できていないときに参加者としてサポートする方法
- 会議のアジェンダや資料が事前に共有されていないときは求める
- 「話すことを整理しておきたいので、アジェンダや資料がもしあればいただけますか」
- タイムスケジュールが示されていないときは確認する
- （最初に）「議題が3つあるということは20分ずつくらいの配分ですかね」
- （途中で）「もう30分経ったので少し巻いたほうがいいですかね」
- 会議の目的・ゴールが示されていないときは確認する
- 「今日のゴールは〇〇で合ってますか」
- 前提や論点が示されていないときは確認する
- 「〇〇のときに××が△△という問題があって、□□する方法について話し合うということですよね」
- ある議題の結論が出る前に論点がずれてしまったときは戻す
- 「すみません、結局〇〇ってどうすることになったんでしたっけ」
- 「いったんここまでの意見をまとめてみませんか」
- 決めの問題を決めきれないときは仮の提案をする
- 「優劣がほとんどないのであれば、いったんAに仮置きして進めてみませんか」
- 意思決定者が参加していなかったり、情報が足りていなかったりして会議中に決められないときは、会議中のゴールを提案する
- 「調べないとわからなさそうなので、何を調べるかだけ決めませんか」
- 「この場では決められなさそうなので、今後の進め方だけ決めませんか」
- 積極的に発言する人が多くて議論が発散しやすいときは、ホワイトボードやチャットなどでリアルタイムにまとめる
- 論点やゴールは常に書く
- 発言をメモする際は、「パーキングエリア」や「コントロール可能・不可能」のテクニックで分類する
- 必要に応じて図や表で整理する
- 結論が具体的な行動につながらなさそうなときは確認する
- 誰が何をいつまでにやるか
- 作業者以外のメンバーがどのようにサポートするかも確認するとベター
- 発言する人が少ないときは積極的に発言する
- 自分は理解していることでも、他の人がわかっていなさそうであれば代表して尋ねる
- 「確認ですけど、それは〇〇という意味ですか」
- 他の人が発言できそうな議題のときは話を振る
- 「それに関しては〇〇さんが詳しいと思いますがどうですか」
- アイディアが出ないときは極端な例を挙げる
- 「極端な例だと〇〇とかもありますよね」
- 自分は理解していることでも、他の人がわかっていなさそうであれば代表して尋ねる
- 会議のアジェンダや資料が事前に共有されていないときは求める