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- なるべく文章だけではなく図も含める
- 「知識の呪い」に気を付ける
- 自分が知っていることは相手も知っていると思ってしまうバイアス
- 「確証バイアス」に気を付ける
- 自分の意見に都合の良い情報だけを集めてしまう傾向のこと
- 「同調性バイアス」に気を付ける
- 自分の意見・行動を他の人の意見・行動に合わせてしまう傾向のこと
- 相手が知らない可能性のある専門用語は使わないか、使うのであればその説明も含める
- 必要な情報を最大化し、不要な情報を最小化する
- 断片的に伝えるのではなく、構造化して伝える
- 前提・定義を揃える
- 主観・意見と客観・事実を区別する
- 情報に優先順位をつける
- 重要な情報が100個あったとして、すべて伝えようとしても伝わらない
- 優先順位をつけて、より重要なものだけ伝えたり、重要なものから伝えたりする
- 正しい文法・言葉を使い、誤字に気をつける
- たとえば並列処理と並行処理など、似ているが別の概念を混同すると話が噛み合わなくなる
- 文法ミスや誤字があると意味が伝わりにくくなる
- 口語やスラングも基本的には避ける
- フィードバックはすぐに行う
- 時間が経ってからしても何に対するフィードバックなのかわかりにくいため
- 複数の人に向けて情報を発信する際はできるだけ短くする
- 長いと読まれないため
- どうしても長くなるときは別途ドキュメントを作成し、そちらへのリンクと要約を発信する
- 相手を尊重する
- 意見が違うとき
- 相手の意見が間違っていると言うのではなく、別の視点・選択肢・見解があることを伝える
- 「それには別の視点もあるかもしれません」「その方法もありますが、他にも選択肢があるかもしれません」「私たちの見解が少し違うようですね」
- 困難な問題が見つかったとき
- 突き放すのではなく、力になることを伝える
- 「それは難しいかもしれませんが、一緒に解決策を考えましょう」「そのタスクはあなたにとって重要なものだと思います。手伝えることがあれば教えてください」
- 失敗したとき
- 相手の責任を追及するのではなく、共感してから今後の対応を一緒に考える
- 「その結果は予想外でしたね。どう改善できるか一緒に考えてみましょう」「それは忘れやすいですよね。リマインダーを設定しておきましょう」「それは誤解しやすいですよね。一緒に見直してみましょう」
- XY問題に注意する
- 本来の問題Xについてではなく、自分で考えた解決策Yにおける問題について質問すること
- 質問者も回答者も不満を持つことになる
- Yの問題が解決してもXが解決するとは限らないため、質問者は正しい解決法にたどりつけない
- 本来の問題Xを把握できないため、回答者は何を答えれば良いのかわからない
- お互いに欲しい情報が得られるまで往復が増えるため、解決までに時間がかかる
- たとえばPCが起動しないという問題に対して、HDDが古いことが原因だと思い込んで、HDDを交換する方法を質問するなど
- 単にプラグがコンセントに刺さっていなかったり、HDDではなくモニタが故障していたりするかもしれないが、質問された人は背景をわからないのでHDDを交換する方法を回答し、質問者はHDDを交換しても問題が解決しない
- 質問者の対策
- 本来の問題Xについて質問する
- 試した解決策とその結果をすべて伝える
- 回答者の対策
- なぜその回答が必要なのか逆に質問して本来の問題Xを特定する
- 誤謬や詭弁に注意する
- 良い文章の書き方 も参照