📄情報整理
以下、デジタルファイルの整理を例とするが、書類・ブックマーク・ナレッジなどの整理にも一部応用可能。
- 究極の整理は削除すること
- いつバックアップをとって、いつ削除するかを決めた上で、不要なファイルは削除する
- フォルダとタグの使い分け
- MECEにできるものはフォルダ
- MECEにできないものはタグ
- よくアクセスするものはショートカットを作る
- Windowsの「クイックアクセス」やmacOSの「よく使う項目」なども活用する
- プロジェクト名
- 例: 人口調査
- そのプロジェクトで扱うファイル群
- カテゴリ名
- 例: 北海道、青森県、岩手県、…
- カテゴリごとに扱うファイル群
- 日付
- 例: 202203
- 定期的に扱う同じ組み合わせのファイル群
- テンプレートとなるフォルダを用意しておくと便利
同じ階層には同じ種類のみを置く。
たとえば、カテゴリで分けている階層に日付フォルダは置かない。
以下はどの階層に置いても良い。
共通- 複数のプロジェクト/カテゴリ/日付に属するファイル群
- 階層構造では扱えないので、この中はフォルダではなくタグで管理する
- フォルダに所属しないファイルが許容されているシステムであればこのフォルダは不要
commonという名前が使われることも多い
old- もう使っていないが残しておきたいファイル群
- バックアップをとるか、不要になったら削除する
archiveという名前が使われることも多い
tmp- あとで整理するファイル群
- いつ整理するか決めておく
- 遅くとも、この中のファイルにアクセスしたタイミングでは整理する
inboxという名前が使われることも多い- ちなみに inbox/outbox は日本語で未決箱/既決箱という
- 大分類_小分類_日付_バージョン
- 例: 料理_カレー_20220328_01
- 分類は適宜増減させる
- 粒度が大きい順に属性をつけることで、ソートしたときに見やすくなる
- タグ機能を使えるのであればそちらも使う
- 日付とバージョンは不要であれば省略可
- gitで管理すればどちらも不要
- 開発プロジェクトにおいてタスク管理ツールでよく使うタグの例
- 機能で分類
- 例: ログイン機能、通知機能、プロフィール画面
- プロセスで分類
- 例: 要求仕様、設計、レビュー、テスト
- 成果物で分類
- 例: ドキュメント、デザイン、アクセシビリティ、パフォーマンス、セキュリティ、国際化、リファクタリング
- 環境で分類
- 例: Windows、Linux、macOS、iOS、Android、PC、スマホ、タブレット、本番環境、ステージング環境、検証環境
- 種類で分類
- 例: 機能追加、バグ、障害
- コミュニケーション系
- あとで見返す必要がないものや重要度が低いものはチャットツールを使う
- 例: 質問、提案、リリース
- 機能で分類
バックアップ
Section titled “バックアップ”- 3-2-1 ルール
- 3つ以上のデータを作成する
- オリジナルが1つ、コピーが2つ以上
- 2つ以上の媒体でコピーを保存する
- 故障・破損対策
- 1つ以上の媒体は地理的に離れた場所に置くか、クラウドを使う
- 災害対策
- 3つ以上のデータを作成する
- コストを考慮しながら頻度と保管期間を決める
- コストや可用性を考慮しながらバックアップの方法を決める
- フルバックアップ
- 定期的にすべてのデータのバックアップをとる
- 最も単純で復旧も速いが、容量が大きい
- 差分バックアップ
- 定期的にフルバックアップをとり、その差分に対してバックアップをとる
- 同じ頻度でバックアップをとる場合、フルバックアップより複雑で復旧が遅くなるが、容量が小さくて済む
- 増分バックアップ
- 定期的にフルバックアップをとり、その増分バックアップからの増分に対してバックアップをとる
- 同じ頻度でバックアップをとる場合、差分バックアップより複雑で復旧が遅くなるが、容量が小さくて済む
- 永久増分バックアップ
- 最初のフルバックアップ以降は増分バックアップのみをとり、定期的に増分バックアップを結合してフルバックアップを更新する
- フルバックアップと増分バックアップの良いとこ取り
- フルバックアップ
- 可能であれば自動化する
- 可能であれば1つ以上の媒体は不変のものを使う
- 不注意による上書きやランサムウェア対策
- 復旧できるかテストする